كتابة رسائل بريد مخصصة بالذكاء الاصطناعي

كتابة رسائل البريد المخصصة بالذكاء الاصطناعي هي أتمتة تكتب رسالة فردية لكل جهة اتصال من التفاصيل التي لديك أصلًا، مثل ما سأل عنه الشخص وموقعه في مسار المبيعات. وفي المشاريع الأشمل تبحث أولًا في موقع جهة الاتصال أو في الويب. وتُحفظ كل رسالة مسودة للمراجعة، أو تُرسل تلقائيًا.

تتأخر رسائل المتابعة الشخصية لأن كل واحدة منها تحتاج بحثًا: يفتح أحدهم نظام CRM، ويقرأ الملاحظات، ويطّلع على موقع الشخص، ويبحث عن شيء حديث يقوله. ينجح ذلك مع عدد قليل من جهات الاتصال أسبوعيًا، لكنه لا ينجح مع كل عميل محتمل جديد وكل عميل سابق، فيحصل معظمهم على قالب أو لا شيء.

يكتب الذكاء الاصطناعي رسالة مخصصة في أربع خطوات: تسحب الأتمتة جهة الاتصال وما تعرفه عنها من نظام CRM أو جدول بيانات أو نموذج، وتضيف سياقًا حديثًا من موقعها أو من بحث في الويب حين يفيد ذلك، ثم تكتب الرسالة بنبرتك أو تملأ قالبًا مجرّبًا، ثم تحفظها مسودة أو ترسلها.

املأ قالبًا حين تكون الرسالة متشابهة في معظمها والأعداد كبيرة، فيكمل الذكاء الاصطناعي فراغات قالب مجرّب بتفاصيل من نظام CRM. وابحث عن كل جهة اتصال حين يختلف كل شخص عن غيره وتهمّ التفاصيل الحديثة، فيقرأ الذكاء الاصطناعي موقعه أو يبحث في الويب أولًا، ثم يكتب الرسالة كاملة.

تنفّذ أتمتة الأعمال بالذكاء الاصطناعي كتابة رسائل البريد المخصصة، ونبنيها على Make.com ونربطها بنظام CRM وحساب بريدك. المشروع البسيط يملأ قالبًا في خطوة ذكاء اصطناعي واحدة، والمشروع الأشمل يضيف البحث والكتابة بصوتك وخطوة موافقة. وتنتظر المسودات في بريدك أو في نظام CRM حتى يراجعها أحد.

تناسب كتابة رسائل البريد المخصصة أي فريق يكتب رسائل المتابعة واحدة تلو الأخرى. تسميها فرق المبيعات بين الشركات متابعات شخصية أو رسائل موجّهة للحسابات، ويستخدمها الوسطاء العقاريون للبقاء على تواصل مع عملائهم السابقين وشبكة علاقاتهم، وتستخدمها شركات الاستشارات والوكالات بعد الاستفسارات والمكالمات.

لم ننشر بعد دراسة حالة عن كتابة رسائل البريد المخصصة. يبدأ المشروع المعتاد من أفضل رسائلك: نتفق على من تكتب لهم الأتمتة وما يجوز أن تقوله، ونربط نظام CRM وحساب البريد، ونحدد الرسائل التي تحتاج بحثًا، ونجرّب معك مسودات اختبارية قبل إرسال أي شيء.

تكون الرسائل المخصصة بقدر البيانات التي خلفها: كلما عرف نظام CRM أكثر عن جهة الاتصال جاءت الرسالة أفضل، وحين تكون السجلات قليلة تسدّ خطوة البحث جزءًا من النقص. وتبدأ معظم الفرق بمسودات للمراجعة، ثم تفعّل الإرسال التلقائي للرسائل منخفضة المخاطر بعد أن تثق بالنتيجة.