من جداول البيانات إلى بوابة واحدة: مطابقة وتقييم وتتبع مستندات بالذكاء الاصطناعي لوساطة عقارية بريطانية

تعرض شركة الوساطة عقارات تملكها أو تتحكم بها، إضافة إلى عقارات يجلبها وكلاء عليهم إثبات أنهم يحملون تفويض المالك بالبيع. وتحتاج كل صفقة خطاب نوايا (LOI) خاصًا بها، وإثبات ملاءة مالية، واتفاقيات أتعاب، وتحتاج جهات الاتصال والعقارات اتفاقيات عدم إفصاح (NDA) وعناية واجبة.

كان كل ذلك موزعًا على تبويبات منفصلة في Google Sheets. لم يكن أحد يرى بنظرة واحدة أي المشترين يناسبون عقارًا جديدًا، أو أي الصفقات تنتظر خطاب نوايا أو إثبات ملاءة، أو أي الوكلاء أثبتوا تفويضهم بالبيع، أو هل السعر المطلوب واقعي. كانت المطابقة تعني قراءة المعايير بالعين، وكانت الأوراق تُتابع من الذاكرة.

سبق أن بنينا منصة مطابقة عقارية لشركة وساطة أخرى في المملكة المتحدة على مدى أشهر عدة. وحصل هذا العميل على النسخة المكتملة في مرحلة بناء واحدة، مع إضافات خاصة به.

• لوحة الإحصاءات: الصفقات حسب المرحلة، والعقارات حسب النوع والمصدر، وجهات الاتصال، والقيمة الإجمالية للمحفظة، وإجمالي طلب المشترين حسب نوع العقار وموقعه. وكل رقم يفتح السجلات التي يستند إليها.
• لوحة الفريق: جهات الاتصال، والعقارات السكنية والتجارية والأراضي، والصفقات، ومعايير كل مشترٍ في قائمة واحدة، وصفحة إدارة جاهزة لحين يكبر الفريق.
• المطابقة: تُطابق معايير المشتري الجديد مع كل العقارات المتاحة دفعة واحدة، وتُطابق كل مجموعة معايير على حدة، فيمكن لمشترٍ واحد أن يطلب أشياء مختلفة في بلدان مختلفة. ويمكن أيضًا مطابقة أي عقار يدويًا مع مشترٍ يختاره الفريق.
• مسار الصفقات: من المطابقة الجديدة إلى المتابعة، ثم خطاب النوايا (LOI)، وإثبات الملاءة المالية، والعرض، والإتمام، حتى استلام الدفعة. وتصبح كل مطابقة صفقة، مع وسم يبيّن إن كانت بالذكاء الاصطناعي أو يدوية.
• التحقق والعناية الواجبة: حالات المستندات على جهات الاتصال والعقارات والصفقات تتحدث تلقائيًا عند رفع أي ملف.
• تقييم العقارات بالذكاء الاصطناعي: بنقرة واحدة يعمل وكيل يقرأ بيانات العقار، ويبحث في السوق عبر الإنترنت، ويعيد نطاقًا سعريًا وحكمًا على السعر مع منطقه.
• مساعد ذكاء اصطناعي: محادثة داخل البوابة ترى قاعدة البيانات كاملة، وتجيب عن الأسئلة، وتكتب تقارير PDF وتحفظها في سجل العقار.

نقلنا البيانات من Google Sheets، وبنينا كل شيء داخل مساحة عمل Airtable وحساب Make.com الخاصين بالعميل.

إضافة معايير المشتري ◄─ مطابقة فورية ─┌
عقار بحالة «متاح» ◄─ دفعة 9:00 أيام العمل ─┼─◄ صفقة + ملخص تسويقي ◄─ الفريق يرسل الملخص ◄─ مسار الصفقات
رفع مستند ◄─ تحديث الحالة     «تشغيل الوكيل» ◄─ تقييم بالذكاء الاصطناعي ◄─ مراجعة

• لا يُطابق إلا المشترون الذين جرى التحقق منهم. يضبط الفريق حالة المشتري على نشط يدويًا بعد مراجعة معاييره والتحقق منه.
• لا تُطابق إلا العقارات المتاحة. تخرج العقارات قيد التفاوض أو المعلّقة أو المباعة أو المحظورة من المطابقة تلقائيًا.
• الفريق يرسل الملخصات التسويقية. تعرض كل صفقة جديدة ملخصها التسويقي، ويرسله الفريق بطلب من العميل.
• التقييم ينبّه إلى البيانات الناقصة. إن كانت حقول مطلوبة فارغة، يقول الوكيل إنه لا يستطيع العمل بدل أن يخمّن.
• داخلية فقط في الوقت الحالي. حسابات الدخول الخارجية والإحالات وإدارة الفريق والمراسلة داخل البوابة مبنية لكنها معطّلة، وجاهزة لمرحلة لاحقة.